Acciones qué realiza el proceso
Este proceso, Extracción de convocatorias, es el encargado de extracción de convocatorias de las siguientes fuentes:
- Convocatorias publicadas en la Base de Datos Nacional de Subvenciones, BDNS, https://www.pap.hacienda.gob.es/bdnstrans/GE/es/convocatorias.
- Convocatorias europeas publicadas en Comisión Europea (Funding & tenders), https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/
Dependiendo de la fuente donde se obtenga la información, el proceso realiza las siguientes acciones:
- Para convocatorias obtenidas utilizando la BDNS, el proceso obtendrá la información de la convocatoria y la añadirá al subsistema Hércules-SGI.
Para convocatorias europeas, el proceso obtendrá la información de la convocatoria y enviará un correo con los elementos obtenidos. Un ejemplo de cuerpo del mensaje sería el siguiente:
Ejemplo de notificación de obtención de una convocatoria europea Convocatoria con nombre: AMIF-2022-AG-CALL-THB URL: https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/portal/screen/.. Fecha de publicación: 10/02/2022. Fecha Fin: 19/05/2022
Este proceso está preparado para realizar las acciones correspondientes en convocatorias obtenidas en ejecuciones anteriores y que no han podido ser procesadas por algún error.
Impacto de la automatización
En este apartado se hará una comparación entre el tiempo que tardaría el personal encargado de consulta de convocatorias publicadas, en recabar la información y notificar vía email de nuevas convocatorias o insertarlas en el subsistema Hércules-SGI, y el tiempo que tarda la automatización creada en Hércules-RPA.
Este proceso tiene dos partes diferenciadas:
- Obtención de información.
- Procesamiento de la información.
Para obtener la información, el personal encargado de esta tarea debería visitar las siguientes páginas webs:
- Para convocatorias obtenidas de la BDNS deberá acceder a la siguiente página web: https://www.pap.hacienda.gob.es/bdnstrans/GE/es/convocatorias. Una vez ahí, debe introducir el filtro de rango de fechas, introducir el texto con los patrones de búsqueda y seleccionar la región de impacto.
- Para convocatorias Europeas deberá acceder a la siguiente página web: https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/. Una vez ahí deberá introducir los filtros de búsqueda.
Para el procesamiento de la información:
- Para convocatorias de BDNS debe acceder a cada uno de los resultados e insertar, como mínimo, la información obligada por Hércules-SGI para insertar la convocatoria en dicho sistema. Por cada convocatoria debe acceder a la página que proporciona la información, acceder a la sección de creación de nueva convocatoria en Hércules-SGI, añadir los datos y guardar la convocatoria. Es decir, debe hacer como mínimo 4 acciones diferentes, sin contar los campos que debe rellenar en Hércules-SGI, que como mínimo son 3 por cada convocatoria.
- Para convocatorias europeas debe acceder a cada uno de los resultados y filtrar las convocatorias que son de su interés, una vez hecho esto, redactará un correo con la información para enviarlo al personal de investigación interesado en esas convocatorias o insertará la información en Hércules-SGI. Por lo que, como mínimo, debe consultar una página web por cada elemento encontrado y consultar de 3 a 4 campos de cada uno de ellos.
El personal encargado de esta tarea deberá realizar dos accesos a las dos fuentes y por cada resultado obtenido realizar de 2 a 4 accesos mínimos a páginas webs o secciones diferentes.
El tiempo en recuperar las convocatorias y realizar el procesamiento de sus datos junto con la acción final sería de 3 minutos. Este tiempo sería el que tardaría el personal en realizar una búsqueda y una lectura de la información de una convocatoria en la BDNS.