...
- Se enviarán únicamente comunicados por email, no habrá notificación de los mismos ni gestión de mensajería interna en el SGI.
- Habrá únicamente 2 Tipos de comunicados:
- Semiautomáticos
- El usuario marcará si quiere enviarlos o no a la hora de crear Hitos y Fases.
- Habrá destinatarios predefinidos por configuración y, opcionalmente, el usuario podrá indicar destinatarios adicionales.
- El usuario indicará el asunto y la fecha y hora en la que se quiere enviar el comunicado. Podrá además modificar parte del contenido del email, aquella que no sea crítica para identificar la información esencial del comunicado (fechas, la entidad concreta que requiere que se comunique algo, etc ...)
- Aplican a:
- CSP:
- Convocatorias:
- Solicitudes:
- Proyectos:
- Invenciones:
- Solicitudes de protección - IU-PII-0021-001 - Añadir-modificar procedimiento
- Para Ética no se ha identificado la necesidad de este tipo de comunicados.
- CSP:
- Automáticos
- Se generarán emails de aviso a unos destinatarios algunos de los cuales podrán ser configurados de antemano y otros prefijados funcionalmente y en unas fechas fijadas de antemano funcionalmente (al inicio, cuando falten X días para el fin, el día que finaliza, ...).
- Aplican a:
- CSP:
- Solicitudes:
- Alta de solicitud de ética al cambiar el estado de la solicitud - CU-CSP-1100 -002- Modificar solicitud - Cambio de estado
- Cambio de estado de solicitud - CU-CSP-1100 -002- Modificar solicitud - Cambio de estado - Si el solicitante es él mismo el creador de la solicitud:
- Solicitudes:
- CSP:
- Semiautomáticos
...
- Proyectos:
- Periodos de pago socios - IU-CSP-0402-007 - Añadir-modificar periodo pago a socio
- Periodos de justificación socios - IU-CSP-0406-011-004-001 - Modificar proyecto - Socio - Periodo de justificación - Datos generales
- Calendario de justificación - IU-CSP-0406-029 - Modificar proyecto - Configuración económica - Calendario justificación
- Seguimiento científico - https://confluence.um.es/confluence/pages/viewpage.action?pageId=91008401
- Calendario de facturación - Notificar IP - IU-CSP-0406-028 - Modificar proyecto - Configuración económica - Calendario facturación
- Calendario de facturación - Validar IP - IU-CSP-0406-028 - Modificar proyecto - Configuración económica - Calendario facturación
- Proyectos:
- Ética:
- Notificación de convocatoria de reunión: IU-ETI-0010-001 Búsqueda y listado de convocatorias reunión - CU-ETI-0010-008 - Envío notificación convocatoria
- Evaluar memoria - IU-ETI-0020-002 Evaluar memoria
- Enviar a secretaría - IU-ETI-0060-005 Modificación petición de evaluación - CU-ETI-0060-005 - Enviar a secretaría
- Varios eventos - CU-ETI-0070 - Procesos batch
- Evaluar memoria seguimiento:
- Finalizar acta - IU-ETI-0030-001 Búsqueda y listado de actas
- Invenciones:
Configuración de comunicados
...
Paso 1: Pulsar la opción de menú "Comunicados" dentro del menú de "Configuración" del módulo CSP.
Paso 2: Pulsar la opción de menú "Hitos" dentro del menú "Convocatorias" de la configuración de Comunicados del módulo CSP.
TODO: Describir los campos
TODO: Completar proceso de añadido de destinatarios
Estado después de añadir destinatarios por defecto
Paso 3: Pulsar la opción de menú "Fases" dentro del menú "Convocatorias" de la configuración de Comunicados del módulo CSP.
TODO: remitir a proceso de añadido de destinatarios del paso 2
Paso 4: Pulsar la opción de menú "Hitos" dentro del menú "Solicitudes" de la configuración de Comunicados del módulo CSP.
Paso 5: Pulsar la opción de menú "Alta solicitud ética" dentro del menú "Solicitudes" de la configuración de Comunicados del módulo CSP.
Paso 6: Pulsar la opción de menú "Cambio de estado" dentro del menú "Solicitudes" de la configuración de Comunicados del módulo CSP.
Paso 7: Pulsar la opción de menú "Hitos" dentro del menú "Proyectos" de la configuración de Comunicados del módulo CSP.
Paso 8: Pulsar la opción de menú "Fases" dentro del menú "Proyectos" de la configuración de Comunicados del módulo CSP.
Paso 9: Pulsar la opción de menú "Períodos de pago socios" dentro del menú "Proyectos" de la configuración de Comunicados del módulo CSP.
Paso 10: Pulsar la opción de menú "Períodos de justificación socios" dentro del menú "Proyectos" de la configuración de Comunicados del módulo CSP.
Paso 11: Pulsar la opción de menú "Calendario de justificación" dentro del menú "Proyectos" de la configuración de Comunicados del módulo CSP.
Paso 12: Pulsar la opción de menú "Seguimiento científico" dentro del menú "Proyectos" de la configuración de Comunicados del módulo CSP.
Paso 13: Pulsar la opción de menú "Calendario de facturación - Notificar IP" dentro del menú "Proyectos" de la configuración de Comunicados del módulo CSP.
Paso 13: Pulsar la opción de menú "Calendario de facturación - Validar IP" dentro del menú "Proyectos" de la configuración de Comunicados del módulo CSP.
Paso común: Añadir destinatarios
MOVER A ZONA DE HITOS
2. Tecleamos un valor por el que buscar un destinatario nuevo
Descripción de casos de navegación
Se presentan a continuación casos de ejemplo de envío de comunicados que vienen a representar las dos opciones de comunicados soportadas en el SGI: semiautomáticos y automáticos. El funcionamiento sería extensible al resto de gestiones y entidades.
Generación de comunicados semiautomáticos - Creación/Modificación de un Hito que genera un comunicado o aviso
Se presentará el caso de ejemplo de hitos de una Convocatoria a través de una serie de pasos a realizar para poder configurar un aviso a enviar a consecuencia de un hito concreto.
Paso 1: Ir a opción de menú "Hitos" de una convocatoria
Paso 2: Pulsar botón "Añadir hito"
Se mostrará la ventana emergente que permite añadir un nuevo hito a la convocatoria.
Para indicar si el hito ha de generar un aviso, se deberá marcar el check "Generar aviso", que estará desactivado si la fecha es anterior a la de hoy. Si se deja desmarcado, no se generará ningún aviso para ese hito de esa convocatoria.
Paso 3: Indicar que se quiere generar un aviso para el hito
Al marcar el check "Generar aviso", se mostrarán los datos por defecto del aviso o comunicado a enviar.
Paso 4: Modificar los datos por defecto del aviso
Los datos por defecto mostrados serán los siguientes. Para cada uno se indica si se puede modificar y qué parte:
- Fecha y hora de envío del email de aviso: por defecto, la fecha del hito. La hora del envío será por defecto las 00:00, pero podrá ser modificada por el usuario.
- Asunto del email de aviso: se mostrará un asunto por defecto "Convocatoria XXX - Tipo hito YYY" adaptado a la convocatoria y tipo de hito que corresponda, pero podrá ser modificado por el usuario.
- Contenido del email de aviso: se mostrará un texto por defecto compuesto por una parte "No modificable" adaptado a la convocatoria y tipo de hito que corresponda, que sirve para identificar el aviso sin equívoco, y una parte que el usuario podrá modificar:
- "Se comunica que con fecha XXX se alcanzará el tipo hito YYY de la convocatoria XXX. " - Parte del contenido NO modificable, se enviará siempre.
- "En el hito se han indicado los siguientes comentarios: <Contenido del campo comentarios>." - Parte modificable o incluso se puede borrar si el usuario lo considera.
- Destinatarios predefinidos del email de aviso: listado con datos por defecto. Será identificado funcionalmente a través de la identificación de los roles o destinatarios de otro tipo de todos los avisos de hitos de todas las convocatorias de cualquier unidad de gestión.
- Destinatarios adicionales del email de aviso: listado abierto de destinatarios que el usuario podrá añadir, no tendrá cargado ninguno por defecto. Podrán ser personas disponibles a través del buscador de personas de la Universidad (opción marcada por defecto) u otros destinatarios añadidos manualmente.
También se podrá añadir destinatarios adicionales o eliminar algún destinatario incluso de los predefinidos para que no les llegue el aviso.
Paso 5: añadir destinatarios adicionales
Si se quiere que el aviso llegue, además de a los destinatarios por defecto, a un nuevo destinatario se debe añadir este nuevo destinatario a la lista "Destinatarios adicionales".
En este caso, se plantean dos opciones:
- Que el destinatario adicional se encuentre en los sistemas de gestión de personas de la Universidad.
- Que el destinatario adicional NO se encuentre en los sistemas de gestión de personas de la Universidad, bien porque no exista ninguna relación registrada con él en dichos sistemas bien porque el destinatario a añadir sea una lista de distribución o un email genérico y no propio de o asociado a una persona en concreto.
En el ejemplo a continuación vemos que ya se han añadido tres destinatarios adicionales a los predefinidos y vamos a ver cómo se añadiría uno nuevo.
En primer lugar, vamos a añadir un destinatario que está ya en los sistemas de la Universidad. Esta sería la secuencia de acciones a realizar:
- Seleccionamos el radio botón "Destinatario Universidad".
- Tecleamos un dato (nombre, apellidos, documento de identificación) por el que filtrar la persona a añadir en la caja de texto "Destinatario Universidad".
3. Pulsamos el botón "Buscar", con lo que se buscará la persona en los sistemas de la Universidad por los parámetros de búsqueda. Se plantean varios escenarios para la búsqueda:
- Si no se encuentran resultados o aparece más de un resultado, se abrirá el buscador de personas. El usuario deberá entonces refinar la búsqueda o seleccionar una de las personas que se hayan devuelto como resultado.
b. En otro caso, esto es, si se encuentra únicamente un resultado, se
Descripción de casos de navegación
Se presentan a continuación casos de ejemplo de envío de comunicados que vienen a representar las dos opciones de comunicados soportadas en el SGI: semiautomáticos y automáticos. El funcionamiento sería extensible al resto de gestiones y entidades.
Generación de comunicados semiautomáticos - Creación/Modificación de un Hito que genera un comunicado o aviso
Se presentará el caso de ejemplo de hitos de una Convocatoria a través de una serie de pasos a realizar para poder configurar un aviso a enviar a consecuencia de un hito concreto.
Paso 1: Ir a opción de menú "Hitos" de una convocatoria
Paso 2: Pulsar botón "Añadir hito"
Se mostrará la ventana emergente que permite añadir un nuevo hito a la convocatoria.
Para indicar si el hito ha de generar un aviso, se deberá marcar el check "Generar aviso", que estará desactivado si la fecha es anterior a la de hoy. Si se deja desmarcado, no se generará ningún aviso para ese hito de esa convocatoria.
Paso 3: Indicar que se quiere generar un aviso para el hito
Al marcar el check "Generar aviso", se mostrarán los datos por defecto del aviso o comunicado a enviar.
Paso 4: Modificar los datos por defecto del aviso
Los datos por defecto mostrados serán los siguientes. Para cada uno se indica si se puede modificar y qué parte:
- Fecha y hora de envío del email de aviso: por defecto, la fecha del hito. La hora del envío será por defecto las 00:00, pero podrá ser modificada por el usuario.
- Asunto del email de aviso: se mostrará un asunto por defecto "Convocatoria XXX - Tipo hito YYY" adaptado a la convocatoria y tipo de hito que corresponda, pero podrá ser modificado por el usuario.
- Contenido del email de aviso: se mostrará un texto por defecto compuesto por una parte "No modificable" adaptado a la convocatoria y tipo de hito que corresponda, que sirve para identificar el aviso sin equívoco, y una parte que el usuario podrá modificar:
- "Se comunica que con fecha XXX se alcanzará el tipo hito YYY de la convocatoria XXX. " - Parte del contenido NO modificable, se enviará siempre.
- "En el hito se han indicado los siguientes comentarios: <Contenido del campo comentarios>." - Parte modificable o incluso se puede borrar si el usuario lo considera.
- Destinatarios predefinidos del email de aviso: listado con datos por defecto. Será identificado funcionalmente a través de la identificación de los roles o destinatarios de otro tipo de todos los avisos de hitos de todas las convocatorias de cualquier unidad de gestión.
- Destinatarios adicionales del email de aviso: listado abierto de destinatarios que el usuario podrá añadir, no tendrá cargado ninguno por defecto. Podrán ser personas disponibles a través del buscador de personas de la Universidad (opción marcada por defecto) u otros destinatarios añadidos manualmente.
También se podrá añadir destinatarios adicionales o eliminar algún destinatario incluso de los predefinidos para que no les llegue el aviso.
Paso 5: añadir destinatarios adicionales
Si se quiere que el aviso llegue, además de a los destinatarios por defecto, a un nuevo destinatario se debe añadir este nuevo destinatario a la lista "Destinatarios adicionales".
En este caso, se plantean dos opciones:
- Que el destinatario adicional se encuentre en los sistemas de gestión de personas de la Universidad.
- Que el destinatario adicional NO se encuentre en los sistemas de gestión de personas de la Universidad, bien porque no exista ninguna relación registrada con él en dichos sistemas bien porque el destinatario a añadir sea una lista de distribución o un email genérico y no propio de o asociado a una persona en concreto.
En el ejemplo a continuación vemos que ya se han añadido tres destinatarios adicionales a los predefinidos y vamos a ver cómo se añadiría uno nuevo.
En primer lugar, vamos a añadir un destinatario que está ya en los sistemas de la Universidad. Esta sería la secuencia de acciones a realizar:
- Seleccionamos el radio botón "Destinatario Universidad".
- Tecleamos un dato (nombre, apellidos, documento de identificación) por el que filtrar la persona a añadir en la caja de texto "Destinatario Universidad".
3. Pulsamos el botón "Buscar", con lo que se buscará la persona en los sistemas de la Universidad por los parámetros de búsqueda. Se plantean varios escenarios para la búsqueda:
- Si no se encuentran resultados o aparece más de un resultado, se abrirá el buscador de personas. El usuario deberá entonces refinar la búsqueda o seleccionar una de las personas que se hayan devuelto como resultado.
b. En otro caso, esto es, si se encuentra únicamente un resultado, se plantean igualmente varias opciones:
...
- Definir el texto por defecto del asunto y contenido de email para cada caso::
- Fases:
- Hitos
- Fases:
- Convocatorias: IU-CSP-0201-005 008 - Crear convocatoria - FasesHitos, IU-CSP-202-006 009 - Añadir fase, hito a convocatoria
- Solicitudes: IU-CSP-02040304-005 - Modificar convocatoria - FasesSolicitud - Modificar Hitos - Unidades de gestión
- Proyectos: IU-CSP-0402-009 010 - Añadir-modificar fasehito
- Invenciones:
- Solicitudes de protección - IU-PII-0021-001 - Añadir-modificar procedimiento
Comunicados automáticos
Dentro de la gestión de Solicitudes:
- Cambio de estado de solicitud - CU-CSP-
...
...
...
- Solicitudes de protección - IU-PII-0021-001 - Añadir-modificar procedimiento
- Modificar solicitud - Cambio de estado - Se generan solo si el solicitante es él mismo el creador de la solicitud:
- Destinatarios:
- Paso a presentada - aviso a UG gestora convocatoria (definida por configuración)
- Paso de presentada a cualquier otro - aviso al solicitante
- Paso a presentada - aviso a UG gestora convocatoria (definida por configuración)
- Disparado por: "... cambio de estado a presentada o de presentada a otros".
- Fecha/s de envío: inmediata, con el cambio de estado.
- Destinatarios:
...
Dentro de la gestión de Proyectos:
...