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Planteamiento funcional general

• Se enviarán únicamente comunicados por email, no habrá notificación de los mismos ni gestión de mensajería interna en el SGI.
• Habrá únicamente 2 Tipos de comunicados:
  1. Semiautomáticos
     1. El usuario marcará si quiere enviarlos o no a la hora de crear Hitos y Fases.
     2. Habrá destinatarios predefinidos funcionalmente y adicionalmente el usuario podrá indicar destinatarios adicionales.
     3. El usuario indicará el asunto y la fecha y hora en la que se quiere enviar el comunicado. Podrá además modificar parte del contenido del email, aquella que no sea crítica para identificar la información esencial del comunicado (fechas, la entidad concreta que requiere que se comunique algo, etc ...)
     4. Aplican a:
        
        1. Fases:
           1. Convocatorias: IU-CSP-0201-005 - Crear convocatoria - Fases, IU-CSP-202-006 - Añadir fase,  IU-CSP-0204-005 - Modificar convocatoria - Fases
           2. Proyectos: IU-CSP-0402-009 - Añadir-modificar fase
        2. Hitos:
           1. Convocatorias: IU-CSP-0201-008 - Crear convocatoria - Hitos, IU-CSP-202-009 - Añadir hito a convocatoria
           2. Solicitudes: IU-CSP-0304-005 - Modificar Solicitud - Modificar Hitos - Unidades de gestión 
           3. Proyectos: IU-CSP-0402-010 - Añadir-modificar hito
        3. Otros:
           1. Para Ética e Invenciones no se ha identificado la necesidad de este tipo de comunicados.
  2.  Automáticos
     1. Se generarán emails de aviso a unos destinatarios fijados y en unas fechas fijadas de antemano funcionalmente (al inicio, cuando falten X días para el fin, el día que finaliza, ...).
     2. Aplican a las siguientes funcionalidades:
        1. Dentro de la gestión de Proyectos:
           
           1. Periodos de pago socios - IU-CSP-0402-007 - Añadir-modificar periodo pago a socio
              1. Destinatarios identificados funcionalmente - Pendiente de funcional UM - ¿gestores?
              2. Disparado por "...  se tomará como referencia la fecha de inicio de este periodo para generar un aviso ..."
              3. ¿Enviar solo una vez o Repetir? la fecha/s de envío serán identificados funcionalmente. P.ej. si se ha superado la fecha prevista de pago, enviar al inicio y/o repetir cuando se acerque la fecha fin si la fecha de realización del pago no está rellena (1 semana antes de concluir y el mismo día que finaliza, ...). - Pendiente funcional UM.
           2. Periodos de justificación socios - IU-CSP-0406-011-004-001 - Modificar proyecto - Socio - Periodo de justificación - Datos generales
              1. Destinatarios identificados funcionalmente - Pendiente de funcional UM - ¿gestores?
              2. Disparado por "...  se tomará como referencia la fecha de inicio de este periodo para generar un aviso ...". (Periodo de presentación exigido al socio)
              3. ¿Repetir cuando se acerque la fecha fin si el flag "Documentación recibida" no está aún marcado? (1 semana antes de concluir y el mismo día que finaliza p.ej.). Pendiente funcional UM.
           3. Períodos justificación proyecto - IU-CSP-0406-029 - Modificar proyecto - Configuración económica - Calendario justificación
              
              • Destinatarios identificados funcionalmente - Pendiente de funcional UM - ¿gestores?
              • Disparado por ... - Pendiente funcional UM fecha de inicio de ...¿?
              • ¿Repetir cuando se acerque la fecha fin?, ¿Incorporar flag y si el flag no está aún marcado repetir? (1 semana antes de concluir y el mismo día que finaliza p.ej.). Pendiente funcional UM.
           4. Seguimiento científico - https://confluence.um.es/confluence/pages/viewpage.action?pageId=91008401
              1. Destino identificado funcionalmente - Pendiente de funcional UM - ¿gestores?
              2. Disparado por "... La fecha de inicio de presentación será utilizada para generar un aviso ..."
                 
              3. ¿Repetir cuando se acerque la fecha fin de presentación? ¿Incorporar flag y si el flag no está aún marcado repetir? (1 semana antes de concluir y el mismo día que finaliza p.ej.). Pendiente funcional UM.
        2. Otros:
           1. Para Ética - pendientes de revisar por UM los identificados por Tree y analizar después por Tree.
           2. Para CSP  - pendientes de revisar por UM los identificados por Tree y analizar después por Tree.
           3. Para Invenciones - se han identificado estos comunicados por UM, pendiente analizarlos por Tree.

Descripción de casos de navegación

Se presentan a continuación casos de ejemplo de envío de comunicados que vienen a representar las dos opciones de comunicados soportadas en el SGI: semiautomáticos y automáticos. El funcionamiento sería extensible al resto de gestiones y entidades.

Generación de comunicados semiautomáticos - Creación/Modificación de un Hito que genera un comunicado o aviso

Se presentará el caso de ejemplo de hitos de una Convocatoria a través de una serie de pasos a realizar para poder configurar un aviso a enviar a consecuencia de un hito concreto.

Paso 1: Ir a opción de menú "Hitos" de una convocatoria

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Paso 2:  Pulsar botón "Añadir hito"

Se mostrará la ventana emergente que permite añadir un nuevo hito a la convocatoria.

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Para indicar si el hito ha de generar un aviso, se deberá marcar el check "Generar aviso", que estará desactivado si la fecha es anterior a la de hoy. Si se deja desmarcado, no se generará ningún aviso para ese hito de esa convocatoria.

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Paso 3: Indicar que se quiere generar un aviso para el hito

Al marcar el check "Generar aviso", se mostrarán los datos por defecto del aviso o comunicado a enviar.

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Paso 4: Modificar los datos por defecto del aviso

Los datos por defecto mostrados serán los siguientes. Para cada uno se indica si se puede modificar y qué parte:

• Fecha y hora de envío del email de aviso: por defecto, la fecha del hito. La hora del envío será por defecto las 00:00, pero podrá ser modificada por el usuario.
• Asunto del email de aviso: se mostrará un asunto por defecto "Convocatoria XXX -  Tipo hito YYY" adaptado a la convocatoria y tipo de hito que corresponda, pero podrá ser modificado por el usuario.
• Contenido del email de aviso: se mostrará un texto por defecto compuesto por una parte "No modificable" adaptado a la convocatoria y tipo de hito que corresponda, que sirve para identificar el aviso sin equívoco, y una parte que el usuario podrá modificar:
  • "Se comunica que con fecha XXX se alcanzará el tipo hito YYY de la convocatoria XXX. " - Parte del contenido NO modificable, se enviará siempre.
  • "En el hito se han indicado los siguientes comentarios: <Contenido del campo comentarios>." - Parte modificable o incluso se puede borrar si el usuario lo considera.
• Destinatarios predefinidos del email de aviso: listado con datos por defecto. Será identificado funcionalmente a través de la identificación de los roles o destinatarios de otro tipo de todos los avisos de hitos de todas las convocatorias de cualquier unidad de gestión.
• Destinatarios adicionales del email de aviso: listado abierto de destinatarios que el usuario podrá añadir, no tendrá cargado ninguno por defecto. Podrán ser personas disponibles a través del buscador de personas de la Universidad (opción marcada por defecto) u otros destinatarios añadidos manualmente.

También se podrá añadir destinatarios adicionales o eliminar algún destinatario incluso de los predefinidos para que no les llegue el aviso.

Paso 5: añadir destinatarios adicionales

Si se quiere que el aviso llegue, además de a los destinatarios por defecto, a un nuevo destinatario se debe añadir este nuevo destinatario a la lista "Destinatarios adicionales".

En este caso, se plantean dos opciones:

1. Que el destinatario adicional se encuentre en los sistemas de gestión de personas de la Universidad.
2. Que el destinatario adicional NO se encuentre en los sistemas de gestión de personas de la Universidad, bien porque no exista ninguna relación registrada con él en dichos sistemas bien porque el destinatario a añadir sea una lista de distribución o un email genérico y no propio de o asociado a una persona en concreto.

En el ejemplo a continuación vemos que ya se han añadido tres destinatarios adicionales a los predefinidos y vamos a ver cómo se añadiría uno nuevo.

En primer lugar, vamos a añadir un destinatario que está ya en los sistemas de la Universidad. Esta sería la secuencia de acciones a realizar:

1. Seleccionamos el radio botón "Destinatario Universidad".
2. Tecleamos un dato (nombre, apellidos, documento de identificación) por el que filtrar la persona a añadir en la caja de texto "Destinatario Universidad".

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3. Pulsamos el botón "Buscar", con lo que se buscará la persona en los sistemas de la Universidad por los parámetros de búsqueda. Se plantean varios escenarios para la búsqueda:

1. 1. Si no se encuentran resultados o aparece más de un resultado, se abrirá el buscador de personas. El usuario deberá entonces refinar la búsqueda o seleccionar una de las personas que se hayan devuelto como resultado.

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1. 1. En otro caso, esto es, si se encuentra únicamente un resultado, se plantean igualmente varias opciones:
      • La persona no tiene email informado en los sistemas de la Universidad. En este caso, no se podría seleccionar para enviarle el aviso por email hasta que este dato esté informado. Se mostrará un mensaje informando de esto al usuario.

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• • • La persona tiene más de un email informado. En este caso, el usuario deberá seleccionar a qué email en concreto se le debe enviar el aviso.

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• • • La persona tiene email informado y tiene solo uno. En este caso aparecerán automáticamente sus datos (Nombre y apellidos y el email) en la caja de texto "Destinatario Universidad", indicando que se ha seleccionado dicha persona.

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        4. Una vez se haya seleccionado el destinatario del aviso por la vía que haya sido posible, se debe pulsar el botón "Añadir destinatario" para que aparezca en la lista de Destinatarios adicionales.

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A continuación, vamos a añadir un destinatario que o bien no está relacionado en forma alguna con la Universidad, y por tanto no se encuentra registrado en sus sistemas, o bien que es una lista de correo o similar. En este caso, esta sería la secuencia de acciones a realizar:

1. Seleccionamos el radio botón "Otro destinatario".
2. Tecleamos un dato (nombre, apellidos, documento de identificación) por el que filtrar la persona a añadir en la caja de texto "Otro destinatario".

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        3. Pulsamos el botón "Buscar", con lo que se buscará entre los destinatarios que anteriormente se hubieran utilizado por parte de los usuarios dentro de esta sección tanto por los parámetros de búsqueda destinatario y email. Se plantean varios escenarios para la búsqueda.

1. 1. Si no se encuentran resultados o aparece más de un resultado, se abrirá un buscador de destinatarios. El usuario deberá entonces refinar la búsqueda o seleccionar uno de los destinatarios que se hayan devuelto como resultado.

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            El usuario también puede añadir un nuevo destinatario que aún no exista pulsando sobre el botón "Añadir destinatario". Aparecerá entonces un popup sobre el popup del buscador para que el usuario pueda añadir ese nuevo destinatario a la lista de destinatarios.

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 Una vez añadido, le aparecerá directamente seleccionado en la pantalla del hito que está dando de alta.

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    b. En otro caso, esto es, si se encuentra únicamente un resultado, aparecerán automáticamente sus datos (Destinatario y el email) en la caja de texto "Otro destinatario", indicando que se ha seleccionado dicho destinatario (misma imagen que la pantalla inmediatamente anterior).

     4. Una vez se haya seleccionado el destinatario del aviso por la vía que haya sido posible, se debe pulsar el botón "Añadir destinatario" para que aparezca en la lista de Destinatarios adicionales. El funcionamiento es el mismo que el visto para el caso de añadir un destinatario dado de alta en la Universidad.

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Paso 6: eliminar destinatarios

Tanto en la sección de Destinatarios predefinidos como en la de Destinatarios adicionales se pueden borrar destinatarios pulsando sobre el icono de borrado correspondiente al registro. De esta forma, dichos destinatarios no recibirán el aviso.

Paso 7: guardar los cambios realizados

Una vez completada la información del hito de la convocatoria, incluida la información del aviso a generar, se deben guardar los cambios. Para ello:

1. Pulsar el botón "Añadir" de la ventana emergente "Hito". El nuevo hito aparecerá en la lista de hitos de la convocatoria.
2. Pulsar el botón "Guardar" de la pantalla de gestión de Convocatoria. Los cambios realizados en el hito y en el aviso se almacenarán y el aviso se generará con la información indicada en la fecha y hora indicada y con destino los destinatarios indicados.

Paso 8: modificar el aviso/comunicado a generar por el hito

Una vez guardado el hito, si se quisiera modificar la información del aviso a generar sería posible realizarlo siempre y cuando la fecha y hora indicada para enviar el aviso no se hayan sobrepasado aún. Para ello, se debe ir a la opción de menú "Hitos" de la Convocatoria y pulsar sobre el icono editar del hito que se quiera modificar, con lo que se mostrará la misma ventana emergente que en el caso del alta y se podrán modificar los datos por parte del usuario. Si la fecha actual es superior a la programada para el aviso, no se podrá cambiar la información del aviso. En otro caso, será modificable con las mismas condiciones que en el caso de la creación descrito en puntos anteriores.

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Pulsando sobre el botón "Guardar" de la ventana emergente y a continuación el botón "Guardar" de la convocatoria, los cambios se almacenarían.

Paso 9: recepción del email de aviso por parte de los destinatarios

Cuando se alcance la fecha y hora programada para el envío del aviso, los destinatarios del mismo recibirán un email similar al siguiente:

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Generación de comunicados semiautomáticos - Creación/Modificación de una Fase que genera un comunicado o aviso

Se presentará el caso de ejemplo de fases de una Convocatoria a través de una serie de pasos a realizar para poder configurar un aviso a enviar relacionado con una fase concreta. Los pasos son muy similares a los descritos para el caso de los hitos, por lo que en este caso se describirá en detalle en las pantallas únicamente aquello que difiere entre Hitos y Fases en cuanto a la generación del comunicado.

Paso 1: Ir a opción de menú "Fases" de una convocatoria

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Paso 2:  Pulsar botón "Añadir fase"

Se mostrará la ventana emergente que permite añadir una nueva fase a la convocatoria. La diferencia con los Hitos es que en el caso de las fases hay un rango de fechas (inicio-fin) en lugar de una única fecha.

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Para indicar si la fase ha de generar un aviso, se deberá marcar el check "Generar aviso", que estará desactivado si la fecha de fin de la fase es anterior a la de hoy. Si se deja desmarcado, no se generará ningún aviso para esa fase de esa convocatoria.

Paso 3: Indicar que se quiere generar un aviso para la fase

Al marcar el check "Generar aviso", se mostrarán los datos por defecto del aviso o comunicado a enviar. En el caso de los comunicados de fases existirá la posibilidad de generar dos avisos.

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Para poder generar un segundo aviso, se debe marcar el check "Generar segundo aviso", con lo que aparecerá un campo de fecha, "Fecha y hora de segundo envío", para informar cuándo se quiere hacer ese segundo aviso por email. Esta fecha tendrá que ser mayor que la del primer aviso.

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Paso 4: Modificar los datos por defecto del aviso

Los datos por defecto mostrados serán los siguientes. Para cada uno se indica si se puede modificar y qué parte:

• Primer aviso. Es el que se activa marcando el check "Generar aviso" y además hace que se muestre el check "Generar segundo aviso", que estará desmarcado por defecto.
  • Fecha y hora de envío del email del primer aviso: por defecto, la fecha de inicio de la fase. La hora del envío será por defecto las 00:00, pero podrá ser modificada por el usuario.
  • Asunto del email de aviso: se mostrará un asunto por defecto "Convocatoria XXX -  Tipo fase YYY" adaptado a la convocatoria y tipo de fase que corresponda, pero podrá ser modificado por el usuario.
  • Contenido del email de aviso: se mostrará un texto por defecto compuesto por una parte "No modificable" adaptado a la convocatoria y tipo de fase que corresponda, que sirve para identificar el aviso sin equívoco, y una parte que el usuario podrá modificar:
    • "Se comunica que con fecha XXX da comienzo la fase YYY de la convocatoria XXX. " - Parte del contenido NO modificable, se enviará siempre.
    • "En esta fase se han incluido las siguientes observaciones: <Contenido del campo observaciones>." - Parte modificable o incluso se puede borrar si el usuario lo considera.
• Segundo aviso. Es el que se activa marcando el check "Generar segundo aviso" y además hace que se muestre el campo "Fecha y hora de segundo envío" para que el usuario introduzca manualmente cuándo quiere que se envíe ese segundo aviso.
  
  • En el caso del email del segundo aviso, se antepondrá automáticamente el texto "Segundo Aviso - " al asunto, siendo por ejemplo, en este caso, "Segundo Aviso - Convocatoria XXX - Tipo fase YYY".
• Destinatarios predefinidos del email de aviso: listado con datos por defecto. Será identificado funcionalmente a través de la identificación de los roles o destinatarios de otro tipo de todos los avisos de hitos de todas las convocatorias de cualquier unidad de gestión. Aplicarán los mismos al primer aviso que al segundo.
  
• Destinatarios adicionales del email de aviso: listado abierto de destinatarios que el usuario podrá añadir, no tendrá cargado ninguno por defecto. Podrán ser personas disponibles a través del buscador de personas de la Universidad (opción marcada por defecto) u otros destinatarios añadidos manualmente. Aplicarán los mismos al primer aviso que al segundo.
  

También se podrá añadir destinatarios adicionales o eliminar algún destinatario incluso de los predefinidos para que no les llegue el aviso.

Paso 5: añadir destinatarios adicionales

Este paso se realiza exactamente igual que en el caso de los hitos, por lo que se puede revisar su operativa en el ejemplo anterior.

Paso 6: eliminar destinatarios

Este paso se realiza exactamente igual que en el caso de los hitos, por lo que se puede revisar su operativa en el ejemplo anterior.

Paso 7: guardar los cambios realizados

Este paso se realiza exactamente igual que en el caso de los hitos, por lo que se puede revisar su operativa en el ejemplo anterior.

Paso 8: modificar el aviso/comunicado a generar por la fase

Una vez guardada la fase, si se quisiera modificar la información del aviso a generar sería posible realizarlo siempre y cuando dicha fecha y hora indicada para el envío del aviso no se hayan sobrepasado aún. Para ello, se debe ir a la opción de menú "Fases" de la Convocatoria y pulsar sobre el icono editar del hito que se quiera modificar, con lo que se mostrará la misma ventana emergente que en el caso del alta y se podrán modificar los datos por parte del usuario. Si la fecha actual es superior a la programada para el aviso, no se podrá cambiar la información del aviso. En otro caso, será modificable con las mismas condiciones que en el caso de la creación descrito en puntos anteriores.

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Pulsando sobre el botón "Guardar" de la ventana emergente de modificación de la fase y a continuación el botón "Guardar" de la convocatoria, los cambios se almacenarían.

Paso 9: recepción del email de aviso por parte de los destinatarios

Cuando se alcance la fecha y hora programada para el envío del primer aviso, los destinatarios del mismo recibirán un email similar al siguiente:

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Y en el caso del segundo aviso, se recibiría un email similar al siguiente:

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Generación de comunicados automáticos

En el caso de los comunicados automáticos, no existe una gestión de la información de los mismos visible por pantalla, sino que se utilizarán destinatarios, fechas y textos preconfigurados para su envío, que serán los que se definan funcionalmente por la Universidad.

Se presentan a continuación varios casos de ejemplo de email de aviso. Al igual que en el caso de los comunicados semiautomáticos, para el resto de comunicados automáticos no presentados aquí el proceso sería similar a los del ejemplo y es la parte pendiente de cerrar funcionalmente con la Universidad.

Ejemplo 1: Avisos de período de justificación de socio de un proyecto

Ejemplo de comunicado automático que se envía 2 veces, una al inicio y otra al final del período de presentación de la justificación de un socio.

Email de aviso de inicio de período de justificación de socio de un proyecto

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Email de aviso de fin de período de justificación de socio de un proyecto

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Ejemplo 2: Email de aviso de fin de período de pago a socio

Ejemplo de comunicado automático que se envía 1 vez, al final del período de pago.

Planteamiento funcional general

• Se enviarán únicamente comunicados por email, no habrá notificación de los mismos ni gestión de mensajería interna en el SGI.
• Habrá únicamente 2 Tipos de comunicados:
  1. Comunicados generados por acción del usuario
     
     1. El usuario marcará si quiere enviarlos o no para el caso de Hitos y Fases y se enviarán siempre que se cumplan las condiciones definidas funcionalmente en el resto de casos.
     2. Habrá destinatarios predefinidos por configuración de la implantación y, opcionalmente, si el comunicado dispone de interfaz de usuario, por ejemplo, en el caso de Hitos y Fases, el usuario podrá añadir destinatarios adicionales. En otros casos, irán a los destinatarios identificados funcionalmente y no se podrán eliminar ni añadir otros destinatarios desde la aplicación.
     3. El usuario, en algunos comunicados concretos, como Hitos y Fases, podrá indicar el asunto y la fecha y hora en la que se quiere enviar el comunicado además de modificar parte del contenido del email, aquella que no sea crítica para identificar la información esencial del comunicado (fechas, la entidad concreta que requiere que se comunique algo, etc ... no se podrían modificar). En otros casos se definirá un asunto y contenido para el email fijo y la fecha para el envío del aviso será casi inmediatamente (hay que tener en cuenta un pequeño retardo hasta que pase el proceso que enviará el email), esto es, al momento de producirse el evento, y no se podrán modificar por pantalla ninguno de estos datos (Ej.: enviar notificación sobre evaluación de revisión mínima por parte del gestor de ética).
     4. Aplican a:
        1. CSP:
           
           1. Convocatorias:
              1. Hitos - IU-CSP-0201-008 - Crear convocatoria - Hitos, IU-CSP-202-009 - Añadir hito a convocatoria
              2. Fases - IU-CSP-0201-005 - Crear convocatoria - Fases, IU-CSP-202-006 - Añadir fase,  IU-CSP-0204-005 - Modificar convocatoria - Fases
           2. Solicitudes:
              1. Hitos - IU-CSP-0304-005 - Modificar Solicitud - Modificar Hitos - Unidades de gestión 
           3. Proyectos:
              1. Hitos - IU-CSP-0402-010 - Añadir-modificar hito
              2. Fases - IU-CSP-0402-009 - Añadir-modificar fase
        2. Invenciones:
           1. Solicitudes de protección - IU-PII-0021-001 - Añadir-modificar procedimiento
        3. Para Ética se está pendiente de confirmar la necesidad de este tipo de comunicados, hay uno posible identificado - Detallado en ETI - Comunicados.
  2.  Automáticos
     1. Se generarán emails de aviso automáticamente, sin intervención previa del usuario, a unos destinatarios, algunos de los cuales podrán ser configurados en la implantación de antemano y otros que serán prefijados funcionalmente. El envío de estos comunicados se realizará siempre en unas fechas fijadas de antemano funcionalmente o en la implantación, según el caso (al inicio, cuando falten X días para el inicio o el fin, el día que finaliza, ...).
     2. Aplican a:
        1. CSP:
           1. Solicitudes:
              1. Alta de solicitud de ética - CU-CSP-1100 -002- Modificar solicitud - Cambio de estado
              2. Cambio de estado de solicitud - CU-CSP-1100 -002- Modificar solicitud - Cambio de estado

1. 1. 1. 1. 1. Proyectos:
               
               1. Periodos de pago socios - IU-CSP-0402-007 - Añadir-modificar periodo pago a socio
               2. Periodos de justificación socios - IU-CSP-0406-011-004-001 - Modificar proyecto - Socio - Periodo de justificación - Datos generales
               3. Calendario de justificación - IU-CSP-0406-029 - Modificar proyecto - Configuración económica - Calendario justificación
               4. Seguimiento científico - https://confluence.um.es/confluence/pages/viewpage.action?pageId=91008401
               5. Calendario de facturación - Notificar IP -  IU-CSP-0406-028 - Modificar proyecto - Configuración económica - Calendario facturación
               6. Calendario de facturación - Validar IP -  IU-CSP-0406-028 - Modificar proyecto - Configuración económica - Calendario facturación
               7. Proyectos externos:
                  

                  1. Modificar autorización participación proyecto externo - Perfil investigador - Presentar - IU-CSP-0451-006 - Modificar autorización participación proyecto externo - Perfil investigador

                  2. Cambiar estado autorización participación proyecto externo - Unidad gestión - IU-CSP-0451-009 - Cambiar estado autorización participación proyecto externo - Unidad gestión

                  3. Añadir-modificar certificado autorización participación proyecto externo - IU-CSP-0451-016 - Añadir-modificar certificado autorización participación proyecto externo

                  4. Recepción de notificaciones CVN de proyecto externo -  IU-CSP-0452-001 - Búsqueda y listado de notificaciones CVN de proyecto externo

         2. Ética:  Todos los comunicados salvo 1 - Detallado en ETI - Comunicados
         3. Invenciones:
            1. Alta y modificación de solicitudes de protección - IU-PII-0020-0010-001 Crear solicitud de protección - Datos generales y IU-PII-0020-0030-001 Ver detalle-modificar solicitud de protección - Datos generales
               1. Prioridad y presentación de fases nacionales regionales - CU-PII-0010-002 - Solicitudes de protección - Avisos
               2. Procedimientos de solicitudes - IU-PII-0020-0030-002 Ver detalle-modificar solicitud de protección - Procedimientos
                  

Configuración de comunicados

Algunos de los tipos de comunicado que se pueden enviar desde cada módulo tendrán opción de ser configurados en el momento de la implantación del SGI en la Universidad y de ser modificados a posteriori accediendo a dicha configuración en el lugar donde se encuentre almacenada. En ningún caso se desarrollarán pantallas ni opciones de configuración dentro del SGI.

Para los tipos de comunicado que tengan opción a ser configurables se podrán definir:

• Los datos necesarios para el cálculo de la fecha de envío, si es que no es inmediata.
• El asunto y contenido por defecto para cada tipo de comunicado.
• La lista de emails genéricos de destino por defecto para cada tipo de comunicado y por unidad de gestión.

Al final de este documento en el apartado Detalle de configuración de comunicados se describe a más bajo nivel, pero manteniendo un contexto de modelo lógico de la información, cómo se realizaría por parte de un equipo técnico esta configuración para los diferentes tipos de comunicado.

Generación de comunicados

Se presentan a continuación casos de ejemplo de envío de comunicados que vienen a representar las dos opciones de comunicados soportadas en el SGI: semiautomáticos y automáticos. El funcionamiento sería extensible al resto de gestiones y entidades.

Comunicados generados por acción del usuario - Creación/Modificación de un Hito que genera un comunicado o aviso

Se presentará el caso de ejemplo de hitos de una Convocatoria a través de una serie de pasos a realizar para poder configurar un aviso a enviar a consecuencia de un hito concreto.

Paso 1: Ir a opción de menú "Hitos" de una convocatoria

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Paso 2:  Pulsar botón "Añadir hito"

Se mostrará la ventana emergente que permite añadir un nuevo hito a la convocatoria.

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Para indicar si el hito ha de generar un aviso, se deberá marcar el check "Generar aviso", que estará desactivado si la fecha es anterior a la de hoy. Si se deja desmarcado, no se generará ningún aviso para ese hito de esa convocatoria.

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Paso 3: Indicar que se quiere generar un aviso para el hito

Al marcar el check "Generar aviso", se mostrarán los datos por defecto del aviso o comunicado a enviar. En el momento de crear el hito se cargarán los destinatarios por defecto, en caso de haberse configurado.

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Paso 4: Modificar los datos por defecto del aviso

Los datos por defecto mostrados serán los descritos a continuación. Para cada uno se indica si se puede modificar y qué parte de los datos es modificable:

• Fecha y hora de envío del email de aviso: por defecto, la fecha del hito. La hora del envío será por defecto las 00:00, pero podrá ser modificada por el usuario.
• Asunto del email de aviso: se mostrará un asunto por defecto "Convocatoria XXX -  Tipo hito YYY" adaptado a la convocatoria y tipo de hito que corresponda, pero podrá ser modificado por el usuario.
• Contenido del email de aviso: se mostrará un texto por defecto adaptado a la convocatoria y tipo de hito que corresponda, que sirve para identificar el aviso sin equívoco, al que se concatenerán a continuación las Observaciones:
  • "Se comunica que con fecha XXX se alcanzará el tipo hito YYY de la convocatoria XXX. "
  • "En el hito se han indicado las siguientes observaciones: <Contenido del campo observaciones>."
• Destinatarios del email de aviso. El comportamiento de esta sección será el siguiente:
  
  • Si se quiere enviar el aviso a los IPs de las solicitudes relacionadas con la convocatoria se debe marcar el check "Añadir IPs solicitud". Este check se podrá marcar, pero los destinatarios no aparecerán cargados en la lista de Destinatarios, ya que se resolverán por parte del SGI quiénes son en la fecha concreta de envío del aviso.
  • Si se quiere enviar el aviso a los IPs de los proyectos relacionados con las solicitudes de la convocatoria se debe marcar el check "Añadir IPs proyecto". Este check se podrá marcar, pero los destinatarios no aparecerán cargados en la lista de Destinatarios, ya que se resolverán por parte del SGI quiénes son en la fecha concreta de envío del aviso.
  • El conjunto de destinatarios configurados por defecto, se cargará para cada hito en el momento de darlo de alta en función de la unidad de gestión que corresponda.
  • El usuario podrá también añadir o eliminar destinatarios de esta sección. Los destinatarios a añadir podrán ser tanto personas, disponibles a través del propio componente "Destinatarios", que dispondrá de función de autocompletar, como del buscador de personas de la Universidad, u otros emails de destino añadidos manualmente.

También se podrán eliminar destinatarios, incluso de los predefinidos, para que no les llegue el aviso. Únicamente en el caso de los IPs de las solicitudes y los IPs de los proyectos relacionados se añadirán o eliminarán todos como destinatarios, marcando o desmarcando respectivamente los checks correspondientes aunque, como se comenta anteriormente, al no ser visibles en la lista de Destinatarios, para el usuario esto será transparente.

Se muestra a continuación el Zoom sobre la sección de Destinatarios en un posible estado inicial para el ejemplo de un hito de una convocatoria:

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Paso 5: añadir destinatarios adicionales a los predefinidos

Paso 6: eliminar destinatarios

Se pueden borrar destinatarios pulsando sobre el icono en forma de aspa (X) correspondiente a cada destinatario. De esta forma, dichos destinatarios no recibirán el aviso.

Paso 7: guardar los cambios realizados

Una vez completada la información del hito de la convocatoria e incluida la información del aviso a generar, se deben guardar los cambios. Para ello:

1. Pulsar el botón "Añadir" de la ventana emergente "Hito". El nuevo hito aparecerá en la lista de hitos de la convocatoria.
2. Pulsar el botón "Guardar" de la pantalla de gestión de Convocatoria. Los cambios realizados en el hito y en el aviso se almacenarán y el aviso se generará con la información indicada en la fecha y hora indicada y con destino los destinatarios indicados.

Paso 8: modificar el aviso/comunicado a generar por el hito

Una vez guardado el hito, si se quisiera modificar la información del aviso a generar sería posible realizarlo siempre y cuando la fecha y hora indicada para enviar el aviso no se hayan sobrepasado aún. Para ello, se debe ir a la opción de menú "Hitos" de la Convocatoria y pulsar sobre el icono editar del hito que se quiera modificar, con lo que se mostrará la misma ventana emergente que en el caso del alta y se podrán modificar los datos por parte del usuario. Si la fecha actual es superior a la programada para el aviso, no se podrá cambiar la información del aviso. En otro caso, será modificable con las mismas condiciones que en el caso de la creación descrito en puntos anteriores.

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Caso de datos de aviso modificables:

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Caso de datos de aviso NO modificables:

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Pulsando sobre el botón "Guardar" de la ventana emergente de modificación del Hito y a continuación el botón "Guardar" de la Convocatoria, los cambios se almacenarían.

Paso 9: recepción del email de aviso por parte de los destinatarios

Cuando se alcance la fecha y hora programada para el envío del aviso, los destinatarios del mismo recibirán un email similar al siguiente:

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Comunicados generados por acción del usuario - Creación/Modificación de una Fase que genera un comunicado o aviso

Se presentará el caso de ejemplo de fases de una Convocatoria a través de una serie de pasos a realizar para poder configurar un aviso a enviar relacionado con una fase concreta. Los pasos son muy similares a los descritos para el caso de los hitos, por lo que en este caso se describirá en detalle en las pantallas únicamente aquello que difiere entre Hitos y Fases en cuanto a la generación del comunicado.

Paso 1: Ir a opción de menú "Fases" de una convocatoria

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Paso 2:  Pulsar botón "Añadir fase"

Se mostrará la ventana emergente que permite añadir una nueva fase a la convocatoria. La diferencia con los Hitos es que en el caso de las fases hay un rango de fechas (inicio-fin) en lugar de una única fecha.

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Para indicar si la fase ha de generar un aviso, se deberá marcar el check "Generar aviso", que estará desactivado si la fecha de fin de la fase es anterior a la de hoy. Si se deja desmarcado, no se generará ningún aviso para esa fase de esa convocatoria.

Paso 3: Indicar que se quiere generar un aviso para la fase

Al marcar el check "Generar aviso", se mostrarán los datos por defecto del aviso o comunicado a enviar. En el caso de los comunicados de fases existirá la posibilidad de generar dos avisos.

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Para poder generar un segundo aviso, se debe marcar el check "Generar segundo aviso", con lo que aparecerá un campo de fecha, "Fecha y hora de segundo envío", para informar cuándo se quiere hacer ese segundo aviso por email. Esta fecha tendrá que ser mayor que la del primer aviso.

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Paso 4: Modificar los datos por defecto del aviso

Los datos por defecto mostrados serán los siguientes. Para cada uno se indica si se puede modificar y qué parte:

• Primer aviso. Es el que se activa marcando el check "Generar aviso" y además hace que se muestre el check "Generar segundo aviso", que estará desmarcado por defecto.
  • Fecha y hora de envío del email del primer aviso: por defecto, la fecha de inicio de la fase. La hora del envío será por defecto las 00:00, pero podrá ser modificada por el usuario.
  • Asunto del email de aviso: se mostrará un asunto por defecto "Convocatoria XXX -  Tipo fase YYY" adaptado a la convocatoria y tipo de fase que corresponda, pero podrá ser modificado por el usuario.
  • Contenido del email de aviso: se mostrará un texto por defecto compuesto por una parte "No modificable" adaptado a la convocatoria y tipo de fase que corresponda, que sirve para identificar el aviso sin equívoco, y una parte que el usuario podrá modificar:
    • "Se comunica que con fecha XXX da comienzo la fase YYY de la convocatoria XXX. " - Parte del contenido NO modificable, se enviará siempre.
    • "En esta fase se han incluido las siguientes observaciones: <Contenido del campo observaciones>." - Parte modificable o incluso se puede borrar si el usuario lo considera.
• Segundo aviso. Es el que se activa marcando el check "Generar segundo aviso" y además hace que se muestre el campo "Fecha y hora de segundo envío" para que el usuario introduzca manualmente cuándo quiere que se envíe ese segundo aviso.
  
  • En el caso del email del segundo aviso, se antepondrá automáticamente el texto "Segundo Aviso - " al asunto, siendo por ejemplo, en este caso, "Segundo Aviso - Convocatoria XXX - Tipo fase YYY".
• Destinatarios del email de aviso. Aplicarán los mismos destinatarios al primer aviso que al segundo.Habrá 3 tipos de destinatarios:
  
  • Si se quiere enviar el aviso a los IPs de las solicitudes relacionadas con la convocatoria se debe marcar el check "Añadir IPs solicitud".
  • Si se quiere enviar el aviso a los IPs de los proyectos relacionados con las solicitudes de la convocatoria se debe marcar el check "Añadir IPs proyecto".
  • Se cargará además el conjunto de destinatarios configurados por defecto. El usuario podrá añadir o eliminar destinatarios de esta sección. Los destinatarios a añadir podrán ser personas disponibles a través del buscador de personas de la Universidad (opción marcada por defecto) u otros emails de destino añadidos manualmente.

También se podrá añadir destinatarios adicionales o eliminar algún destinatario, incluso de los predefinidos, para que no les llegue el aviso. Únicamente en el caso de los IPs de las solicitudes y los IPs de los proyectos relacionados se añadirán o se eliminarán todos como destinatarios marcando o desmarcando respectivamente los checks correspondientes.

Paso 5: añadir destinatarios adicionales

Este paso se realiza exactamente igual que en el caso de los hitos, por lo que se puede revisar su operativa en el ejemplo anterior.

Paso 6: eliminar destinatarios

Este paso se realiza exactamente igual que en el caso de los hitos, por lo que se puede revisar su operativa en el ejemplo anterior.

Paso 7: guardar los cambios realizados

Este paso se realiza exactamente igual que en el caso de los hitos, por lo que se puede revisar su operativa en el ejemplo anterior.

Paso 8: modificar el aviso/comunicado a generar por la fase

Una vez guardada la fase, si se quisiera modificar la información del aviso a generar sería posible realizarlo siempre y cuando dicha fecha y hora indicada para el envío del aviso no se hayan sobrepasado aún. Para ello, se debe ir a la opción de menú "Fases" de la Convocatoria y pulsar sobre el icono editar del hito que se quiera modificar, con lo que se mostrará la misma ventana emergente que en el caso del alta y se podrán modificar los datos por parte del usuario. Si la fecha actual es superior a la programada para el aviso, no se podrá cambiar la información del aviso. En otro caso, será modificable con las mismas condiciones que en el caso de la creación descrito en puntos anteriores.

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Pulsando sobre el botón "Guardar" de la ventana emergente de modificación de la fase y a continuación el botón "Guardar" de la pantalla de convocatoria, los cambios se almacenarían.

Paso 9: recepción del email de aviso por parte de los destinatarios

Cuando se alcance la fecha y hora programada para el envío del primer aviso, los destinatarios del mismo recibirán un email similar al siguiente:

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Y en el caso del segundo aviso, se recibiría un email similar al siguiente:

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Generación de comunicados automáticos

En el caso de los comunicados automáticos, no existe una gestión de la información de los mismos visible por pantalla, sino que se utilizarán destinatarios, fechas y textos preconfigurados para su envío, que serán los que se definan funcionalmente por la Universidad o bien los preconfigurados, según el caso.

Se presentan a continuación varios casos de ejemplo de email de aviso. Al igual que en el caso de los comunicados generados por acción del usuario, para el resto de comunicados automáticos no presentados aquí el proceso sería similares a los del ejemplo.

Ejemplo 1: Email de aviso de cercanía de período de pago a socio

Ejemplo de comunicado automático que se envía 1 vez, unos días antes del final del período de pago y si no se ha registrado en el SGI indicador de haberlo realizado.

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Ejemplo 2: Avisos de período de presentación de justificación de socio de un proyecto

Ejemplo de comunicado automático que se envía 2 veces, una unos días antes del inicio y otra unos días antes del final del período de presentación de la justificación de un socio.

Email de aviso de inicio de período de presentación de la justificación de un socio de un proyecto

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Email de aviso de cercanía del fin de período de presentación de la justificación de un socio de un proyecto

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Ejemplo 3: Avisos de período de presentación de documentación del seguimiento científico de un proyecto

Ejemplo de comunicado automático que se envía 2 veces, una unos días antes del inicio y otra unos días antes del final del período de presentación de la documentación de seguimiento científico de un proyecto.

Email de aviso de cercanía de inicio de período de presentación de la documentación de seguimiento científoco de un proyecto

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Email de aviso de cercanía de fin de período de presentación de la documentación de seguimiento científoco de un proyecto

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Ancla
detalleconfigcom detalleconfigcom

Detalle de configuración de comunicados

Se dispondrá de un catálogo con los diferentes tipos de comunicado que el SGI podrá enviar en forma de avisos por email y que estarán preconfigurados en el SGI con una vista a alto nivel de los datos similar a la siguiente:

Valores posibles de "Tipo destinatarios":

• PRECONFIGURADOS: tiene únicamente los destinatarios que se preconfiguren.
• AUTOMÁTICOS: los destinatarios son los identificados funcionalmente y no se pueden configurar.
• MANUALES: tiene opción de añadir o eliminar destinatarios por pantalla.

Valores posibles de "Periodicidad":

• INMEDIATA: se envía en el momento que ocurre el evento que lo genera, normalmente, la acción del usuario. Puede no ser totalmente inmediata para contemplar un tiempo de retardo de los procesos de envío del email.
• PROGRAMADA:  se envía en la fecha programada restando los días de preaviso configurados
• MENSUAL: enviar una vez al mes recopilando todo lo que incluya el ciclo de 1 mes (contando como 1 mes meses completos: enero, febrero, ... NO calculando e días) hasta el siguiente aviso.

Valores posibles de "Tipo preaviso":

• DIAS_HABILES: días hábiles contemplaría que los fines de semana no se contabilizan, no cubriría excluir festivos ni locales ni nacionales.
• DIAS_NATURALES: días naturales no contemplaría ninguna excepción a la hora de contabilizar.
• MENSUAL: enviar una vez al mes recopilando todo lo que incluya el ciclo de 1 mes (contando como 1 mes meses completos: enero, febrero, ... NO calculando e días) hasta el siguiente aviso.

Se describen a continuación las características de cada tipo de comunicado de los listado anteriormente y cómo se deberían configurar en caso de que disponga de esta posibilidad.

Partiendo de ese catálogo, para cada tipo de comunicado y unidad de gestión se posible configurar unos emails de destino por defecto que se incluirán como destinatarios de los emails de aviso que se generen. A modo de ejemplo, una vista a alto nivel de los datos similar a la siguiente:

y en esa misma línea se irían configurando los demás tipos de comunicado.

Detalle de condiciones de generación y textos por tipo de aviso

Módulo CSP

Ver CSP - Comunicados

Módulo Ética

Ver ETI - Comunicados

Módulo Invenciones

Ver PII - ComunicadosImage Removed