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Planteamiento funcional general

Planteamiento funcional general

• Se enviarán únicamente comunicados por email, no habrá notificación de los mismos ni gestión de mensajería interna en el SGI.
• Habrá únicamente 2 Tipos de comunicados:
  1. Comunicados generados por acción del usuario
     
     1. El usuario marcará si quiere enviarlos o no para el caso de Hitos y Fases y se enviarán siempre que se cumplan las condiciones definidas funcionalmente en el resto de casos.
     2. Habrá destinatarios predefinidos por configuración de la implantación y, opcionalmente, si el comunicado dispone de interfaz de usuario, por ejemplo, en el caso de Hitos y
• Se enviarán únicamente comunicados por email, no habrá notificación de los mismos ni gestión de mensajería interna en el SGI.
• Habrá únicamente 2 Tipos de comunicados:
  1. Comunicados generados por acción del usuario
     
     1. El usuario marcará si quiere enviarlos o no para el caso de Hitos y Fases y se enviarán siempre que se cumplan las condiciones definidas funcionalmente en el resto de casos.
     2. Habrá destinatarios predefinidos por configuración de la implantación y, opcionalmente, si el comunicado dispone de interfaz de usuario, por ejemplo, en el caso de Hitos y Fases, el usuario podrá añadir destinatarios adicionales. En otros casos, irán a los destinatarios identificados funcionalmente y no se podrán eliminar ni añadir otros destinatarios desde la aplicación.
     3. El usuario, en algunos comunicados concretos, como Hitos y Fases, podrá indicar el asunto y la fecha y hora en la que se quiere enviar el comunicado además de modificar parte del contenido del email, aquella que no sea crítica para identificar la información esencial del comunicado (fechas, la entidad concreta que requiere que se comunique algo, etc ... no se podrían modificar). En otros casos se definirá un asunto y contenido para el email fijo y la fecha para el envío del aviso será casi inmediatamente (hay que tener en cuenta un pequeño retardo hasta que pase el proceso que enviará el email), esto es, al momento de producirse el evento, y no se podrán modificar por pantalla ninguno de estos datos (Ej.: enviar notificación sobre evaluación de revisión mínima por parte del gestor de ética).
     4. Aplican a:
        1. CSP:
           
           1. Convocatorias:
              1. Hitos - IU-CSP-0201-008 - Crear convocatoria - Hitos, IU-CSP-202-009 - Añadir hito a convocatoria
              2. Fases - IU-CSP-0201-005 - Crear convocatoria - Fases, IU-CSP-202-006 - Añadir fase,  IU-CSP-0204-005 - Modificar convocatoria - Fases
           2. Solicitudes:
              1. Hitos - IU-CSP-0304-005 - Modificar Solicitud - Modificar Hitos - Unidades de gestión 
           3. Proyectos:
              1. Hitos - IU-CSP-0402-010 - Añadir-modificar hito
              2. Fases - IU-CSP-0402-009 - Añadir-modificar fase
        2. Invenciones:
           1. Solicitudes de protección - IU-PII-0021-001 - Añadir-modificar procedimiento
        3. Para Ética se está pendiente de confirmar la necesidad de este tipo de comunicados, hay uno posible identificado - Detallado en ETI - Notificaciones / AlertasComunicados.
  2.  Automáticos
     1. Se generarán emails de aviso automáticamente, sin intervención previa del usuario, a unos destinatarios, algunos de los cuales podrán ser configurados en la implantación de antemano y otros que serán prefijados funcionalmente. El envío de estos comunicados se realizará siempre en unas fechas fijadas de antemano funcionalmente o en la implantación, según el caso (al inicio, cuando falten X días para el inicio o el fin, el día que finaliza, ...).
     2. Aplican a:
        1. CSP:
           1. Solicitudes:
              1. Alta de solicitud de ética - CU-CSP-1100 -002- Modificar solicitud - Cambio de estado
              2. Cambio de estado de solicitud - CU-CSP-1100 -002- Modificar solicitud - Cambio de estado

1. 1. 1. 1. 1. Proyectos:
               
               1. Periodos de pago socios - IU-CSP-0402-007 - Añadir-modificar periodo pago a socio
               2. Periodos de justificación socios - IU-CSP-0406-011-004-001 - Modificar proyecto - Socio - Periodo de justificación - Datos generales
               3. Calendario de justificación - IU-CSP-0406-029 - Modificar proyecto - Configuración económica - Calendario justificación
               4. Seguimiento científico - https://confluence.um.es/confluence/pages/viewpage.action?pageId=91008401
               5. Calendario de facturación - Notificar IP -  IU-CSP-0406-028 - Modificar proyecto - Configuración económica - Calendario facturación
               6. Calendario de facturación - Validar IP -  IU-CSP-0406-028 - Modificar proyecto - Configuración económica - Calendario facturación
               7. Proyectos externos:
                  

                  1. Modificar autorización participación proyecto externo - Perfil investigador - Presentar - IU-CSP-0451-006 - Modificar autorización participación proyecto externo - Perfil investigador

                  2. Cambiar estado autorización participación proyecto externo - Unidad gestión - IU-CSP-0451-009 - Cambiar estado autorización participación proyecto externo - Unidad gestión

                  3. Añadir-modificar certificado autorización participación proyecto externo - IU-CSP-0451-016 - Añadir-modificar certificado autorización participación proyecto externo

                  4. Recepción de notificaciones CVN de proyecto externo -  IU-CSP-0452-001 - Búsqueda y listado de notificaciones CVN de proyecto externo

         2. Ética:  Todos los comunicados salvo 1 - Detallado en ETI - Notificaciones / AlertasComunicados
         3. Invenciones:
            1. Alta y modificación de solicitudes de protección - IU-PII-0020-0010-001 Crear solicitud de protección - Datos generales y IU-PII-0020-0030-001 Ver detalle-modificar solicitud de protección - Datos generales
               1. Prioridad y presentación de fases nacionales regionales - CU-PII-0010-002 - Solicitudes de protección - Avisos
               2. Procedimientos de solicitudes - IU-PII-0020-0030-002 Ver detalle-modificar solicitud de protección - Procedimientos
                  

...

• Los datos necesarios para el cálculo de la fecha de envío, si es que no es inmediata.
• El asunto y contenido por defecto para cada tipo de comunicado.
• La lista de emails genéricos de destino por defecto para cada tipo de comunicado y por unidad de gestión.

...

• Fecha y hora de envío del email de aviso: por defecto, la fecha del hito. La hora del envío será por defecto las 00:00, pero podrá ser modificada por el usuario.
• Asunto del email de aviso: se mostrará un asunto por defecto "Convocatoria XXX -  Tipo hito YYY" adaptado a la convocatoria y tipo de hito que corresponda, pero podrá ser modificado por el usuario.
• Contenido del email de aviso: se mostrará un texto por defecto compuesto por una parte "No modificable" adaptado a la convocatoria y tipo de hito que corresponda, que sirve para identificar el aviso sin equívoco, y una parte que el usuario podrá modificaral que se concatenerán a continuación las Observaciones:
  • "Se comunica que con fecha XXX se alcanzará el tipo hito YYY de la convocatoria XXX. " - Parte del contenido NO modificable, se enviará siempre.
  • "En el hito se han indicado los las siguientes comentariosobservaciones: <Contenido del campo comentarios>observaciones>." - Parte modificable o incluso se puede borrar si el usuario lo considera.
• Destinatarios del email de aviso. El comportamiento de esta sección será el siguiente:
  
  • Si se quiere enviar el aviso a los IPs de las solicitudes relacionadas con la convocatoria se debe marcar el check "Añadir IPs solicitud". Este check se podrá marcar, pero los destinatarios no aparecerán cargados en la lista de Destinatarios, ya que se resolverán por parte del SGI quiénes son en la fecha concreta de envío del aviso.
  • Si se quiere enviar el aviso a los IPs de los proyectos relacionados con las solicitudes de la convocatoria se debe marcar el check "Añadir IPs proyecto". Este check se podrá marcar, pero los destinatarios no aparecerán cargados en la lista de Destinatarios, ya que se resolverán por parte del SGI quiénes son en la fecha concreta de envío del aviso.
  • El conjunto de destinatarios configurados por defecto, que serán emails de cuentas genéricas, se cargará para cada hito en el momento de darlo de alta en función de la unidad de gestión que corresponda.
  • El usuario podrá también añadir o eliminar destinatarios de esta sección. Los destinatarios a añadir podrán ser tanto personas, disponibles a través del propio componente "Destinatarios", que dispondrá de función de autocompletar, como del buscador de personas de la Universidad, u otros emails de destino añadidos manualmente.

También se podrán eliminar destinatarios, incluso de los predefinidos, para que no les llegue el aviso. Únicamente en el caso de los IPs de las solicitudes y los IPs de los proyectos relacionados se tendrán en cuenta que se añadan o se eliminen añadirán o eliminarán todos como destinatarios, marcando o desmarcando respectivamente los checks correspondientes aunque, como se comenta anteriormente, al no ser visibles en la lista de Destinatarios, para el usuario esto será transparente.

...

Paso 5: añadir destinatarios adicionales a los predefinidos

...

       b. En otro caso, esto es, si se encuentra únicamente un resultado, se plantean igualmente varias opciones:

• • • La persona no tiene email informado en los sistemas de la Universidad. En este caso, no se podría seleccionar para enviarle el aviso por email hasta que este dato esté informado. Se mostrará un mensaje informando de esto al usuario.

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• • • La persona tiene email informado y tiene solo uno. En este caso aparecerán automáticamente sus datos (Nombre y apellidos y el email) en la caja de texto "Destinatario Universidad", indicando que se ha seleccionado dicha persona, teniendo como resultado el mismo que en el caso de apartado a).

        4. Una vez se haya seleccionado el destinatario del aviso por la vía que haya sido posible, se debe pulsar el botón "Añadir destinatario" para que aparezca en la lista de Destinatarios. Vemos a continuación cómo quedaría el resultado del proceso.

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...

1. Seleccionamos el radio botón "Otro destinatario".
2. Tecleamos un email de destino en la caja de texto "Otro destinatario":

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       3. Una vez se haya introducido el email del destinatario del aviso, se debe pulsar el botón "Añadir destinatario" de la ventana emergente de Hito para que aparezca en la lista de Destinatarios. El resultado final es el mismo que el visto para el caso de añadir un destinatario dado de alta en la Universidad.

...

Paso 6: eliminar destinatarios

...

Una vez completada la información del hito de la convocatoria , e incluida la información del aviso a generar, se deben guardar los cambios. Para ello:

...

Una vez guardado el hito, si se quisiera modificar la información del aviso a generar sería posible realizarlo siempre y cuando la fecha y hora indicada para enviar el aviso no se hayan sobrepasado aún. Para ello, se debe ir a la opción de menú "Hitos" de la Convocatoria y pulsar sobre el icono editar del hito que se quiera modificar, con lo que se mostrará la misma ventana emergente que en el caso del alta y se podrán modificar los datos por parte del usuario. Si la fecha actual es superior a la programada para el aviso, no se podrá cambiar la información del aviso. En otro caso, será modificable con las mismas condiciones que en el caso de la creación descrito en puntos anteriores.

...

Caso de datos de aviso modificables:

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Caso de datos de aviso NO modificables:

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Pulsando sobre el botón "Guardar" de la ventana emergente de modificación del Hito y a continuación el botón "Guardar" de la convocatoriaConvocatoria, los cambios se almacenarían.

...

Al marcar el check "Generar aviso", se mostrarán los datos por defecto del aviso o comunicado a enviar. En el caso de los comunicados de fases existirá la posibilidad de generar dos avisos.

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Para poder generar un segundo aviso, se debe marcar el check "Generar segundo aviso", con lo que aparecerá un campo de fecha, "Fecha y hora de segundo envío", para informar cuándo se quiere hacer ese segundo aviso por email. Esta fecha tendrá que ser mayor que la del primer aviso.

...

Pulsando sobre el botón "Guardar" de la ventana emergente de modificación de la fase y a continuación el botón "Guardar" de la pantalla de convocatoria, los cambios se almacenarían.

...

Se presentan a continuación varios casos de ejemplo de email de aviso. Al igual que en el caso de los comunicados generados por acción del usuario, para el resto de comunicados automáticos no presentados aquí el proceso sería similar similares a los del ejemplo y es la parte pendiente de cerrar funcionalmente con la Universidad.

Ejemplo 1:

...

Email de aviso de cercanía de período de

...

pago a socio

Ejemplo de comunicado automático que se envía 1 vez, unos días antes del final del período de pago y si no se ha registrado en el SGI indicador de haberlo realizado.

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Ejemplo 2: Avisos de período de presentación de justificación de socio de un proyecto

Ejemplo de comunicado automático que se envía 2 2 veces, una al unos días antes del inicio y otra al unos días antes del final del período de presentación de la justificación de un socio.

Email de aviso de inicio de período de presentación de la justificación de un socio de un proyecto

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Email de aviso de cercanía del fin de período de presentación de la justificación de un socio de un proyecto

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Ejemplo

...

3:

...

Avisos de

...

período de

...

presentación de documentación del seguimiento científico de un proyecto

Ejemplo de comunicado automático que se envía 1 vez, al 2 veces, una unos días antes del inicio y otra unos días antes del final del período de pago.presentación de la documentación de seguimiento científico de un proyecto.

Email de aviso de cercanía de inicio de período de presentación de la documentación de seguimiento científoco de un proyecto

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Email de aviso de cercanía de fin de período de presentación de la documentación de seguimiento científoco de un proyecto

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Ancla
detalleconfigcom detalleconfigcom

Detalle de configuración de comunicados

Partiremos Se dispondrá de un catálogo con los diferentes tipos de comunicado que el SGI podrá enviar en forma de avisos por email y que estarán preconfigurados en el SGI con una vista a alto nivel de los datos similar a la siguiente:

Valores posibles de "Tipo destinatarios":

• PRECONFIGURADOS: tiene únicamente los destinatarios que se preconfiguren.
• AUTOAUTOMÁTICOS: los destinatarios son los identificados funcionalmente y no se pueden configurar.
• PRECONFIGURADOS_MANUALES: tiene destinatarios tanto preconfigurados como opción de añadirlos añadir o eliminar destinatarios por pantalla.
• PRECONFIGURADOS_AUTO: tiene tanto destinatarios preconfigurados como otros identificados funcionalmente. En este segundo caso, no se pueden configurar.

Valores posibles de "Tipo carencia":

Valores posibles de "Periodicidad":

• INMEDIATA: se envía en el momento que ocurre el evento que lo genera, normalmente, la acción del usuario. Puede no ser totalmente inmediata para contemplar un tiempo de retardo de los procesos de envío del email.
• PROGRAMADA:  se envía en la fecha programada restando los días de preaviso configurados
• DIAS_HABILES: días hábiles contemplaría que los fines de semana no se contabilizan, no cubriría excluir festivos ni locales ni nacionales.
• DIAS_NATURALES: días naturales no contemplaría ninguna excepción a la hora de contabilizar.
• MENSUAL: enviar una vez al mes recopilando todo lo que incluya el ciclo de 1 mes (contando como 1 mes meses completos: enero, febrero, ... NO calculando e días) hasta el siguiente aviso.

Se describen a continuación las características de cada tipo de comunicado de los listado anteriormente y cómo se deberían configurar en caso de que disponga de esta posibilidad.

Comunicados generados por acción del usuario

Módulo CSP - Hitos de convocatorias

Descripción del comunicado:

...

...

Configuración del comunicado:

Paso 1: incluir tantos registros de configuración como unidades de gestión para las que se vayan a definir destinatarios por defecto para este tipo de comunicado, por ejemplo:

...

Paso 2: incluir tantos emails de destino por cada registro de configuración como sea necesario, por ejemplo:

...

Módulo CSP - Hitos de solicitudes

Descripción del comunicado:

...

...

Configuración del comunicado:

Paso 1: incluir tantos registros de configuración como unidades de gestión para las que se vayan a definir destinatarios por defecto, por ejemplo:

...

Paso 2: incluir tantos emails de destino por cada registro de configuración como sea necesario, por ejemplo:

...

Módulo CSP - Hitos de proyectos

Descripción del comunicado:

...

...

Configuración del comunicado:

Paso 1: incluir tantos registros de configuración como unidades de gestión para las que se vayan a definir destinatarios por defecto, por ejemplo:

...

Paso 2: incluir tantos emails de destino por cada registro de configuración como sea necesario, por ejemplo:

...

Módulo CSP - Fases de convocatorias

Descripción del comunicado:

...

...

Configuración del comunicado:

Paso 1: incluir tantos registros de configuración como unidades de gestión para las que se vayan a definir destinatarios por defecto, por ejemplo:

...

Paso 2: incluir tantos emails de destino por cada registro de configuración como sea necesario, por ejemplo:

...

Módulo CSP - Fases de proyectos

Descripción del comunicado:

...

...

Configuración del comunicado:

Paso 1: incluir tantos registros de configuración como unidades de gestión para las que se vayan a definir destinatarios por defecto, por ejemplo:

...

Paso 2: incluir tantos emails de destino por cada registro de configuración como sea necesario, por ejemplo:

...

Módulo Ética

Ver ETI - Notificaciones / Alertas

Módulo Invenciones

Ver PII - Notificaciones / Alertas

Comunicados automáticos

Módulo CSP - Convocatorias - Alta de solicitud de autoevaluación de ética

Descripción del comunicado:

...

Configuración del comunicado: este comunicado no admite configuración.

Módulo CSP - Convocatorias - Cambio de estado

Descripción del comunicado:

...

...

El SGI al producirse un cambio de estado.

Solo aplicará a solicitudes registradas por el propio solicitante.

...

...

Configuración del comunicado: pendiente

Módulo CSP - Proyectos - Periodos de pago socios

Descripción del comunicado:

...

Correos genéricos preconfigurados por UG.

...

Programada, antes de la fecha prevista de pago al socio colaborador por parte de la Universidad.

1 aviso 7 días hábiles antes de la fecha prevista del pago.

...

...

Configuración del comunicado:

Paso 1: incluir tantos registros de configuración como unidades de gestión para las que se vayan a definir destinatarios por defecto, por ejemplo:

...

Paso 2: incluir tantos emails de destino por cada registro de configuración como sea necesario, por ejemplo:

...

Módulo CSP - Proyectos - Periodos de justificación socios

Descripción del comunicado:

...

Programada, en la fecha de inicio y antes de fecha de fin del período de presentación de la justificación para el socio colaborador.

1 aviso en la fecha de inicio, el mismo día.

1 aviso antes de la fecha de fin 3 días hábiles.

Valores posibles de "Tipo preaviso":

• DIAS_HABILES: días hábiles contemplaría que los fines de semana no se contabilizan, no cubriría excluir festivos ni locales ni nacionales.
• DIAS_NATURALES: días naturales no contemplaría ninguna excepción a la hora de contabilizar.
• MENSUAL: enviar una vez al mes recopilando todo lo que incluya el ciclo de 1 mes (contando como 1 mes meses completos: enero, febrero, ... NO calculando e días) hasta el siguiente aviso.

Se describen a continuación las características de cada tipo de comunicado de los listado anteriormente y cómo se deberían configurar en caso de que disponga de esta posibilidad.

Partiendo de ese catálogo, para cada tipo de comunicado y unidad de gestión se posible configurar unos emails de destino por defecto que se incluirán como destinatarios de los emails de aviso que se generen. A modo de ejemplo, una vista a alto nivel de los datos similar a la siguiente:

y en esa misma línea se irían configurando los demás tipos de comunicado.

Detalle de condiciones de generación y textos por tipo de aviso

Módulo CSP

Ver CSP - Comunicados

Módulo Ética

Ver ETI - Comunicados

Módulo Invenciones

Ver PII - Comunicados

...

...

Configuración del comunicado:

Paso 1: incluir tantos registros de configuración como unidades de gestión para las que se vayan a definir destinatarios por defecto, por ejemplo:

...

Paso 2: incluir tantos emails de destino por cada registro de configuración como sea necesario, por ejemplo:

...

Módulo CSP - Proyectos - Calendario de justificación

Descripción del comunicado:

...

Correos genéricos preconfigurados por UG.

El SGI de manera automática al inicio y al final del período de presentación de la justificación. 

Aglutinar por meses con todo lo que inicia período de presentación de la justificación y enviar solo un comunicado al mes. Que incluya la fecha de fin del período de presentación de justificación.

...

...

Configuración del comunicado: igual que lo descrito para comunicados anteriores, pero con el valor del tipo de comunicado correspondiente.

Módulo CSP - Proyectos - Seguimiento científico

Descripción del comunicado:

...

Destinatarios

...

Correos genéricos preconfigurados por UG y a los IPs de los proyectos.

...

El SGI de manera automática al inicio y al final del período de presentación de la documentación de seguimiento científico de un proyecto si no se ha presentado dicha documentación.

...

Solo para la UG:

Aglutinar por meses con todo lo que inicia período de presentación de la justificación y enviar solo un comunicado al mes. Que incluya la fecha de fin del período de presentación de justificación.

Solo para para el IP:

Programada, antes de la fecha de inicio y antes de la fecha de fin del período de presentación de la documentación de seguimiento científico de un proyecto.

Habrá por tanto 2 comunicados:

• 1 aviso 3 días hábiles antes de la fecha inicio.
• 1 aviso 3 días naturales antes de la fecha de fin.

...

...

Configuración del comunicado: igual que lo descrito para comunicados anteriores, pero con el valor del tipo de comunicado correspondiente.. Los destinatarios IPs del comunicado se resolverán dinámicamente por parte del SGI al momento de ir a realizar el envío del mismo.

Módulo CSP - Proyectos - Calendario de facturación - Notificar IP

Descripción del comunicado:

La notificación se realiza sobre un ítem de facturación que tendrá asociado, de manera opcional, un tipo de facturación. Habrá un comunicado con asunto y contenido diferente por cada valor del campo "Tipo facturación" identificado en esta fase de análisis, esto es:

• Sin requisito
• Informe
• Prototipo
• Trabajo
• Análisis
• Memoria
• Mitad de trabajo
• Hito

y uno adicional para el caso de que el ítem no tenga asociado un tipo de facturación. - CONFIRMAR OTRI

...

Investigador principal y/o responsable económico del proyecto.

...

...

...

Sin requisito

...

Configuración del comunicado: este comunicado no admite configuración.

Módulo CSP - Proyectos - Calendario de facturación - Validar IP

Descripción del comunicado:

...

Correos genéricos preconfigurados por UG.

...

Configuración del comunicado: igual que lo descrito para comunicados anteriores, pero con el valor del tipo de comunicado correspondiente.

Módulo CSP - Proyectos externos - Modificar autorización participación proyecto externo - Perfil investigador - Presentar

Descripción del comunicado:

...

...

IU-CSP-0451-006 - Modificar autorización participación proyecto externo - Perfil investigador

...

...

Configuración del comunicado: pendiente

Cambiar estado autorización participación proyecto externo - Unidad gestión

Descripción del comunicado:

...

...

...

...

Configuración del comunicado: pendiente

Añadir-modificar certificado autorización participación proyecto externo

Descripción del comunicado:

...

...

...

Configuración del comunicado: pendiente

Recepción de notificaciones CVN de proyecto externo

Descripción del comunicado:

...

...

...

Configuración del comunicado: pendiente

Módulo Ética

Ver ETI - Notificaciones / Alertas

Módulo Invenciones

Ver PII - Notificaciones / Alertas